深圳市农业和渔业局关于印发深圳市农业和渔业局(海洋局)公文处理办法的通知
深圳市农业和渔业局关于印发深圳市农业和渔业局（海洋局）公文处理办法的通知
（深农通〔2011〕128号）
局各处室、各直属单位：
《深圳市农业和渔业局（海洋局）公文处理办法》业经2011年8月29日局长办公会议审定同意。现予印发，请遵照执行。
二○一一年八月三十日
深圳市农业和渔业局（海洋局）公文处理办法
为使深圳市农业和渔业局（海洋局）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《深圳市人民政府办公厅公文处理实施细则》、《市政府办公厅公文运转时限及催办督办工作暂行办法》，特制定本办法。 行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文处理主要指公文的办理、管理、网上运转、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 局办公室是市农业和渔业局（海洋局）公文处理的主管部门，负责局机关公文处理的组织协调工作，以及公文的统收、统发、分办、传送、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各处室和直属单位规范公文的处理工作。 各处室和直属单位应按规范化要求，认真做好公文处理工作，并指定专人负责本处室（单位）的公文处理和联系局办公室公文处理工作。
我局机关公文种类主要有：
（一）决定。
适用于对我局的重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）公告。
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告。
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知。
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或要共同执行的事项，任免和聘用人员。
（五）通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）报告。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（七）请示。
适用于向上级机关请求批示、批准。
（八）批复。
适用于答复下级机关或有关企业的请示事项。
（九）意见。
适用于对有关问题提出见解和处理办法。
“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。
（十）函。
适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
（十一）会议纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
局长办公会议纪要、局长工作会议纪要、局务会议纪要都按年度编序号。其中局长办公会议研究符合重大议事规则的重大问题还需另外撰写局长办公会议重大问题会议纪要。
公文由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
（二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）公文标明“特急”的即到即办，标明“急件”的当天办理。
电报标明“特提”的属当天办理完毕；标明“特急”的可根据实际情况，即到即办。
（四）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（五）发文字号应当包括机关代字、年份（应用六角号“〔〕”括起）、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。“请示”、“意见”、“报告”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（七）公文首页必须显示正文。
（八）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
（九）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，用“1.”、“2.”……标明。
附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样。文件版记置于附件的后面，如“附件”与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件。
（十一）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十二）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并且用汉字将年、月、日标全。“零”写为“〇”。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十四）公文最后一页，所剩空白处不能容下印章位置时，需另起一页加印章的，应当采取调整行距、字距的措施，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法解决。
（十五）公文应当标注主题词。按照上级机关的要求标注主题词。
一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。
一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题进行标引。
（十六）当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。
（十七）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
（十八）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十九）文字从左至右横写、横排。 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm ×297 mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
行文应当确有必要，注重效用。 局机关以“深圳市农业和渔业局”、“深圳市海洋局”名义对外行文，事务性的工作事项可以“深圳市农业和渔业局办公室”、“深圳市海洋局办公室”名义对外行文。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 市农业和渔业局（海洋局）依据职权可与市政府其他部门相互行文，可向区政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向区政府正式行文；如需行文，应报请市政府批转或由市政府办公厅转发。因特殊情况确需向区政府正式行文的，应当报经市政府批准，并在文中注明经市政府同意。
市农业和渔业局（海洋局）内设机构除办公室外不得对外正式行文。 市农业和渔业局（海洋局）与市政府其他部门可以联合行文；市农业和渔业局（海洋局）与区政府可以联合行文；市农业和渔业局（海洋局）与相应的党组织和军队机关可以联合行文；市农业和渔业局（海洋局）与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。 属于局直属单位职权范围内的事务，应当由局直属单位自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。 局直属单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。 需要以市政府名义向上级部门请示、报告或向下级政府、企（事）业等单位发文，由有关处室形成代拟稿交局办公室审核并按有关办文程序报批后（直属单位形成代拟稿需先提交行业主管处审核，再交局办公室审核），再送市政府办公厅予以办理。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。 一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关。 向国家、省主管部门或对下级机关、企业的重要行文应当同时抄送市政府。 报送上级机关的公文，应主送上级机关或上级机关办公厅（室）。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 制定、修改、废止规范性文件，如与市民切身利益关系密切和对本市、本行业建设发展有重大影响，应通过适当的方式公开征求有关单位和专家的意见。具体操作程序按照《深圳市人民政府工作规则》以及《深圳市行政机关规范性文件管理规定》办理。
发文办理指以市农业和渔业局（海洋局）名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、校对、印制、用印、分发等程序。 发文办理流程：
（一）业务处拟稿人拟稿→处负责人审核→局办公室核稿→局办公室负责人审核→拟稿人复核→局领导签发→拟稿人清稿→发文编号→印制→盖章→归档→分发。
（二）局办公室拟稿人拟稿→局办公室核稿→局办公室负责人审核→拟稿人复核→局领导签发→拟稿人清稿→发文编号→印制→盖章→归档→分发。
（三）直属单位代拟稿→行业主管处代录入→处负责人审核→局办公室核稿→局办公室负责人审核→复核→局领导签发→清稿→发文编号→印制→盖章→归档→分发。 除密级公文以外的发文应通过深圳市农业和渔业局（海洋局）网上办公系统（以下简称网上办公系统）进行流转。
（一）各处室草拟的公文，由拟稿人在网上办公系统录入。局办公室审核把关后，由拟稿人复核并打印公文、文件处理表（或会签表），连同来文等有关材料，交由局办公室呈报局领导审签。
（二）各直属单位草拟的公文，由行业主管处作为拟稿人在网上办公系统录入。局办公室审核把关后，由拟稿人复核并打印公文、文件处理表（或会签表），连同来文等有关材料，交由局办公室呈报局领导审签。
（三）密级公文由拟稿人草拟后以纸质载体流转，并填写好《深圳市农业和渔业局（海洋局）国家秘密事项审签单》。密级公文在流转时应严格执行保密规定，并在专用收（发）文登记簿上予以登记，确保安全。 拟稿：
（一）业务性、专业性公文，由各处室、直属单位负责拟稿。
（二）局领导已明确牵头主办处室、直属单位的公文，由牵头主办处室、直属单位负责拟稿。
（三）重要的综合性公文，由局办公室组织拟稿或由局办公室会同有关业务处室、直属单位拟稿。 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）公文中引用的法律、法规、规章及上级文件等要标识出处（标题、文号等）。对引文要进行核实，确保其准确性和时效性。同时将引用原文（绝密件和注明不准复印的除外）复印附在草拟公文底稿后。
（三）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（四）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（五）公文的规格应当根据行文的内容确定。
（六）会议纪要中当姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名职务之后不再加“同志”字样。会议纪要中已列出会议主持人，在会议出席人中，一般不再列出。
（七）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（八）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。
（九）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
（十）应当使用国家法定计量单位。
（十一）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（十二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 拟制公文，对涉及其他部门、单位职权范围内的事项，主办处室、直属单位应当主动与有关部门、单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处室、直属单位主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办处室、直属单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并报请局领导协调或裁定。 审核与汇办：
（一）各处室、直属单位的负责人必须对本处室（单位）拟定的公文严格把关，并就是否同意签署明确的意见。
（二）局办公室重点审核是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合国家的法律、法规和方针政策，是否与有关部门会签，附件是否齐备，文字表述、文种使用、文件格式等是否符合规定。对不符合规范的文稿，局办公室应退回拟稿的处室（单位），重新拟稿。
（三）规范性文件应符合《深圳市行政机关规范性文件管理规定》的有关要求，由有关处室、直属单位拟文并附上相关要求材料送局办公室进行规范性审核后，按程序办理，报请局领导审签，再送市法制办审查。
（四）局内部汇办公文，由主办处室、直属单位拟稿，并征求协办处室、直属单位意见，如未采纳协办处室、直属单位意见的应与其协商，再送局办公室审核。 审定签发：
（一）需呈请局领导审定签发的公文统一由局办公室负责呈送。除紧急事项外，各处室、直属单位不得将公文直接呈送局领导。
（二）局办公室根据局领导工作分工呈送局领导审定签发：
1、属专业业务性的公文，呈分管局领导审定签发。
2、涉及两个以上的局领导分管工作的公文，呈有关分管局领导共同会签。
3、属全局性、长远性、重大政策性的业务性公文，主送市委、市政府和对口的国家部委、省直部门的重要请示、报告，以及主送市委办公厅、市政府办公厅和市发展改革委、财政委、规划国土委的重要公文，呈分管局领导签署意见后，报局长签发。
4、以局办公室名义发出的文件由局办公室负责人签发。
（三）会同其他单位办理的公文，属我局主办的，由局领导审定后再送其他单位会签；属其他单位主办的，由主办单位签署意见后经我局处室审核再送局领导会签。
（四）凡需经会议审议的公文，须按规定程序提交会议审定后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。
（五）签发后的公文即成为定稿，并据此生效。 校对。公文正式印制前，拟稿人应当认真核对、清稿。经清稿需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，严禁对已核批的文稿擅自修改。重要公文正式印制前，局办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。 发文编号。文稿经领导审定签发后，由局办公室统一登记并编发文字号。
（一）上行文对应市农业和渔业局、市海洋局分别编“深农”、“深海”文号。
（二）平行文对应市农业和渔业局、市海洋局分别编“深农函”、“深海函”文号。
（三）下行文中的“批复”、“意见”、“决定”、“公告”、“通告”、“通报”文种对应市农业和渔业局、市海洋局分别编“深农”、“深海”文号；下行文中的“通知”文种对应市农业和渔业局、市海洋局分别编“深农通”、“深海通”文号。
（四）会议纪要，按年度编序号。
（五）电报等其他公文按照有关规定编发文字号。 公文应按规定份数印制。使用市农业和渔业局、市海洋局公文版头的公文，由局办公室印制。 盖章。公文印制好后，由局办公室加盖印章，加盖印章的份数一般为公文的主、抄送单位数与应归档数之和。 分发。以我局名义制发的公文应及时发出。公文分发由拟稿人负责，其中可通过文件交换站、邮局发送的公文，由拟稿人填写好分发单位（邮寄还需填写地址、邮编等）后交由局办公室送文件交换站、邮局。重要的、有办理时限的发文，应履行签收手续。通过邮寄形式传递的请示、重要报告必须用挂号或邮政EMS发出。 以市农业和渔业局（海洋局）名义印发的具有普遍约束力的规范性文件（涉及国家秘密的除外），拟稿处室、直属单位应及时在《深圳市人民政府公报》和深圳农业信息网上刊登。在《深圳市人民政府公报》上刊登的规范性文件，为标准文本。
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、初审、扫描、登记、拟办、批办、承办、督办等程序。 签收：
（一）局办公室文件管理员负责局机关公文的签收和流转，各处室、直属单位兼职文件管理员负责本处室（单位）与局办公室的公文交换和联系工作。
（二）局领导或业务处室直接收到报送的公文，应转交局办公室按规定程序办理。 初审。局办公室文件管理员收到公文后应及时初审，初审内容包括：文件是否由我局办理，如不属于我局办理的公文，应退回来文单位或建议转相关部门并说明理由；如有错漏，应及时与来文单位联系修正、补齐；对没有落款的函件，应保留原信封并附于来函之后备查；对署名领导亲收的函件，不得擅自拆封；属于复印件、手写稿、越级请示等不规范的公文一般应作退文处理。 扫描。局办公室文件管理员对初审后的公文要在第一时间进行扫描，将所有无电子版本的公文或参考资料扫描成TIF等文档后在网上办公系统中流转。扫描后的文档必须与原纸质文档一致，不允许编辑，文档应保证清晰、完整、统一、正确。 登记：
（一）来文单位用全称或规范化简称登记，加密件、急件分别加盖密级、急件章标识。
（二）除密级公文外的公文的登记、传阅和办理，原则上均在网上办公系统上进行，皆应使用《深圳市农业和渔业局文件处理表》记录处理流程。
（三）文件处理表的用途：
1、用于记录上级机关、平级机关、下级机关和企业来文在网上办公系统中的登记、传阅和办理等处理流程。
2、用于记录各处室、直属单位呈报局领导的内部文件在网上办公系统中的登记、传阅和办理等处理流程。 拟办：
（一）对涉及一个处室（直属单位）业务的来文，局办公室提出拟办意见，送处室（直属单位）办理。
（二）对涉及多个处室（直属单位）业务的来文，局办公室按照职能确定主办处室（直属单位）和协办处室（直属单位），同时送主协办处室（直属单位）办理。
（三）对局办公室确定了主协办处室（直属单位）但主办处室（直属单位）有异议，经协调沟通仍无法交办的来文，局办公室应将原拟办意见及处室（直属单位）的异议一并呈请局领导签批，局领导签批时应明确主协办处室（直属单位）。
（四）对因分工不明确或内容复杂无法归口的来文，由局办公室呈请局领导审签，局领导应有明确的意见，确定主协办处室（直属单位）。
（五）局办公室文件管理员应及时传递公文，特急件、急件应立即送局领导阅批或处室（直属单位）办理，普通办件一般应在不超过2个工作日送局领导阅批或处室（直属单位）办理。急件可复印分别同时传送（密级公文除外）并注明分送范围。 落实主办负责制。主办处室（直属单位）要主动与协办处室（直属单位）沟通协调，可牵头召开会议会商解决办法，也可印发通知要求协办处室（直属单位）协助办理或提供相关资料；协办处室（直属单位）要积极主动配合主办处室（直属单位），协助办理相关事项，或提供有关资料，确保工作落实到位。 承办时限：
（一）批办件的承办处室（直属单位）应抓紧办理，来文有明确时限要求的按来文要求办理；未有时限要求的来文，特急件应立即办理并在1个工作日内提出拟办意见报局办公室审核，急件应在2个工作日内提出拟办意见报局办公室审核，普通件应在5个工作日内提出拟办意见报局办公室审核；特殊情况不能按期办理的，承办处室（直属单位）应报告分管局领导，不得拖延、推诿。
（二）需要有关处室（直属单位）汇办的，协办处室（直属单位）应在2个工作日内提出汇办意见交主办处室（直属单位），主办处室（直属单位）应在3个工作日内提出综合性拟办意见报局办公室审核。
（三）上级督办件必须严格按照规定时限办理完毕。 督办。局办公室负责公文的督办，按照《深圳市农业和渔业局督查督办工作暂行办法》，做到紧急公文跟踪督办，重点公文重点督办，一般公文定期督办，并将重要公文办理情况及时向局领导汇报。 内部呈批：
（一）各处室、直属单位向局领导请示工作，须填写好《深圳市农业和渔业局（海洋局）内部文件呈批表》，呈批表应摘要列明请示事项，涉及申请资金的应列明具体金额。
（二）请示事项涉及人事、资金问题的，处室、直属单位应征求局办公室意见。
（三）其他请示事项由处室、直属单位负责人签署明确意见后，经局办公室文件管理员直接呈报局领导批示。
（四）局领导和处室（直属单位）负责人在签署意见时，应就是否同意所请示事项签署明确意见。 各处室、直属单位报送市农业和渔业局（海洋局）的简报要少而精。 对各处室、直属单位报送市农业和渔业局（海洋局）需要办理的“请示”、“意见”、“报告”，局办公室依据国家行政机关公文处理的有关规定进行审核，对存在下列情形之一的实行退文：
（一）直送局领导个人（局领导交办事项和紧急突发事件除外）；
（二）越级行文；
（三）多头主送；
（四）“请示”一文多事，不按规定抄送的；
（五）文种使用错误，“请示”与“报告”不分，“报告”与“意见”不分；
（六）“请示”未标注签发人、联系人和联系电话；
（七）未使用行文单位文头纸或未加盖单位印章；
（八）以复印件、手写稿报文的；
（九）反馈意见件未附征求意见原件；
（十）各直属单位内设机构除办公室外对外正式行文；
（十一）报文时间与成文日期相隔超过5个工作日；
（十二）不符合国家法律、法规的规定与政策要求；
（十三）涉及其他部门、单位职权范围，未与有关部门、单位协商或征求有关部门、单位意见；
（十四）拟以市农业和渔业局（海洋局）名义发文未附代拟稿；
（十五）未附文中引用的政策、规定等相关文件；
（十六）其他不应受理的。 经审核需作退文处理的，由局办公室直接退文。 局办公室文件管理员应对报送我局的密级公文进行仔细核对、在专用收（发）文登记簿上登记、编号、加盖密级章，并按照保密规定的渠道交由有关处室、直属单位办理。密级公文不得在网上办公系统进行流转。
公文的传批、传阅原则按照局领导的排序，本级、下级公文传批件由后向前送批，上级公文传阅件由前向后送阅。 公文主要内容涉及几位局领导工作分工的，需报各分管局领导阅批；几位分管局领导的批示意见不一致的，应报请局长裁定。 签批公文时，对有具体请示事项的，主批人和其他签批人应就是否同意所请示事项签署明确的意见，并签名及签注日期；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
各种秘密文件、资料（含密码电报）的使用和管理，应按照有关秘密文件资料管理规定进行。 各种公文传阅、办理完毕后，应根据办文时限和文书立卷要求，各处室、直属单位应将公文原稿和文件处理表（打印成纸质）等材料整理好，交由局办公室文件管理员按照有关要求统一立卷、清退或销毁。 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或局办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应登记并注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。 公开发布公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室负责人批准，可以销毁。 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、清退。 销毁公文应到指定场所进行，密级公文（含密码电报）应由两人以上监销并进行登记，保证不丢失、不漏销。
公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本处室（单位）的主要工作情况，便于保管和利用。 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理、归档。 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 拟制、修改和签批公文，所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
网上办公系统提供局机关统一的网上公文办理、公文交换、协商沟通、按权限访问信息等日常办公服务。
除密级公文及特殊情况外，局机关的公文、公告通知、简报、传阅文件等必须通过网上办公系统办理，不再使用纸质载体运转。 电子公文运转时限：
（一）凡报送市农业和渔业局（海洋局）的公文（含电子公文），局办公室文件管理员应即时签收、扫描、登录。
（二）各处室、直属单位应分别在1、2、5个工作日完成特急件、急件、普通件的拟办意见（或行文），提交局办公室审核。
（三）会议纪要应在会议结束后2个工作日内草拟。
（四）局办公室核稿时限为1个工作日；局办公室负责人审核时间为1个工作日；局长、副局长审签时间各为2个工作日。
（五）局办公室应在2个工作日内完成公文印制、办结、归档工作。
（六）对安排局长办公会议审议的议题，由局办公室负责作“挂起”处理，根据局领导政务活动安排上会审议。 催办督办：
（一）电子公文催办督办时限计算：通过网上办公系统传递呈批的公文以系统记录的流转时间为准。
（二）系统将自动根据电子公文的流转及时以手机短信方式将办理通知发送给每一环节的经办人。
（三）对在拟办状态下超过2个工作日的公文，系统将自动每天以手机短信方式将催办通知发送给相关经办人。
（四）经办人接到系统手机短信催办通知后应及时处理，确保公文及时运转。 具有永久和长期保存价值的电子数据，应当由主办处室、直属单位制成与电子数据一致的纸质文本进行归档，加盖处室（单位）公章。 网上办公系统的用户权限管理由局办公室负责，各处室新增或调整用户权限，须报局办公室审核批准。
网上办公系统管理员由局办公室指定，各处室应明确应用管理员，负责本处室网上办公系统应用的联络和协调工作。 局机关工作人员在机关办公期间，须保证内网计算机开通，及时处理网上办公系统公务。
各处室、各直属单位的公文处理情况将纳入局系统绩效评估，作为年度考核的一项指标。 本办法由局办公室负责解释。 本办法自印发之日起施行。2009年6月21日印发的《深圳市农林渔业局（海洋局）公文处理办法》（深农通〔2009〕92号）同时废止。
