广州市档案局印发《广州市企业档案工作业务建设规范》的通知
广州市档案局印发《广州市企业档案工作业务建设规范》的通知
（穗档字［1993］16号）
市各有关委、办、局、总公司、直属单位，各区、县（市）档案局：
为了在我市各企业深入贯彻《档案法》和《国营企业档案管理暂行规定》，进一步加强我市企业档案工作，更好为发展社会主义市场经济服务。现将我局制定的《广州市企业档案工作业务建设规范》印发你们，请认真组织贯彻实施，实施中有何问题，请及时报告我局监督指导处。
广州市档案局
一九九三年十一日一日
一九九三年十一日一日
广州市企业档案工作业务建设规范
为加强我市企业档案工作，更好为企业生产经营服务，根据《中华人民共和国档案法》、《国营企业档案管理暂行规定》，制定本规范。
1 总则
1．1 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业合法权益和经济利益，维护企业历史真实面貌的一项工作。1．2 企业档案工作要坚持集中统一管理的原则，维护档案的完整和安全，便于企业各项工作的利用。
1．3 企业要把档案工作列入企业发展计划，纳入生产管理、技术管理和科研管理等各项管理程序。
2 企业档案的管理体制
2．1 企业必须根据《档案法》规定，结合本企业的实际情况，设立企业档案部门，配备适应工作的专兼职人员，归口办公室管理。2．2 企业档案部门对企业形成的各种门类和载体的档案实行综合管理，成为企业档案资料的贮存基地和利用中心。
2．3 企业档案工作人员享受专业技术职务待遇。
2．4 企业各部门、车间（分厂）应指定专人负责本部门档案资料积累、整理、归档工作，受企业档案部门监督、指导，形成企业档案工作网络。
2．5 企业档案部门在业务上受主管机关和上级档案管理机关的监督、指导。
2．6 企业档案部门工作任务
2．6．1 认真贯彻党和国家有关档案工作方针、政策、法律、法规和上级档案部门的规定，并结合企业实际，提出贯彻意见。
2．6．2 拟定企业档案工作计划和各项管理制度。
2．6．3 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
2．6．4 负责收集、接收企业各部门形成的各种门类和载体的档案。
2．6．5 负责企业档案的整理、鉴定、保管、统计工作。
2．6．6 负责开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料。
2．6．7 负责收集与本企业生产经营有关的信息资料。
3 企业文件材料的形成与归档
3．1 企业文件材料形成与归档的要求3．1．1 企业形成的各种文件，必须由各部门指定人员负责收集、积累、整理归档。
3．1．1．1 产品试制定型、科研成果鉴定、设备开箱、基建工程竣工验收，企业有关部门应通知档案部门派人参加，验收登记技术文件材料，以保证档案的完整与齐全。
3．1．1．2 产品试制、投产、设备安装、基建工程竣工验收、科研成果鉴定后三个月内，应将形成的科技文件材料整理立卷后由经办部门（或项目）的负责人审定，向档案部门归档。
3．1．1．3 各项管理工作中形成的文件材料，各部门应于翌年第一季度内整理立卷交档案部门归档。
3．1．1．4 企业形成的声像文件材料，由经办人员拟好说明（时间、地点、人物和内容）或解说词，定期交档案部门归档。
3．1．2 归档的文件必须完整、准确、归档率、完整率、准确率达到国家规定的要求。
3．1．3 技术文件、蓝图、底图应同时归档，行政管理文件应留存两份，一份连同底稿立卷归档，一份留作文件汇编作资料保存。
3．2 企业文件材料的归档范围：包括产品生产、设备仪器、技术管理、基建、科研、计划统计、物资供应、经营销售、劳动工资、财务管理、教育卫生、党务、行政、工会、共青团工作等方面的文字、图表、声像材料。
3．3 企业文件材料应在科学分类的基础上组合成案卷，案卷质量要求：
3．3．1 分类必须清楚
3．3．1．1 科技文件材料分别按产品、设备、基建、科研分大类。大类下再分一级属类，二级属类或三级属类。大类和一级属类，按市档案局制订的企业档案分类大纲的规定设置，二级、三级属类可根据企业现行文件形成情况自行拟定。
3．3．1．2 文书材料按行政管理、经营管理和党群工作分类。每类按年度--机构（或类别）--问题进行组合。
3．3．2 组合与编目必须系统条理
3．3．2．1 组成的案卷必须遵循文件材料的特点和形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，便于保管和利用的原则。组合与编目必须系统、条理。
3．3．2．2 科技文件材料的组合：产品、设备按型号、基建按项目、科研按课题分类后按其部件、结构、阶段等分别组合。底图应按上述要求分类后平放，另行保存。
3．3．2．3 文书材料的组合：在文件分类后将同一问题、同一价值的若干文件按一定的形式组合起来。文件的具体组合方法按市档案局关于改革文书立卷方法的通知（穗档【1988】18号）规定执行。
3．3．2．4 卷内文件排列。对卷内文件应进行系统排列，文件的正件与定稿、主件与附件、请示与批复（批复在前、请示在后）、转发件与被转发件均应排列在一起，同一卷内有两个问题的文件，同一问题的文件应排列在一起。
3．3．2．5 填写备考表。备考表主要用于填写卷内文件需要加注说明的情况（如破损、修改、补充、完整等情况），立卷人、检查人员签署姓名、立卷时间。备考表附在卷末的封三内。
3．3．2．6 案卷的排列。根据企业档案的分类大纲依次排列，同一类别不同形式的案卷（照片、声像除外）应排在一起，同一问题的案卷可视重要程度、时间排列，技术性的文字在前，图表在后，保持案卷之间的联系。
3．3．2．7 拟写案卷题名，文书档案案卷题名一般由责任者、问题、名称组成；科技档案案卷题名一般由项目名称、问题、文件名称组成。案卷题名要求简明确切，概括地揭示卷内文件内容，一般不超过五十个字。
3．3．2．8 卷内文件编号，文书材料在右上角编页号，科技文字材料、图表、图样在右下角编写张（页）号，双面书写的正背面各编页号，背面对应正面编在左上角或左下角，照片与底片编案卷内的顺序号。
3．3．2．9 案卷装订，根据企业档案的实际，文书案卷用软封面装订，再把若干卷放入卷盒存放。属于科技案卷，图样是否装订，视情况而定，但科技文字材料必须装订，并用卷盒套装存放。凡归档的文件，在装订前均需去掉金属物，对破损的文件应裱糊修补，案卷装订采用一线三孔方法。
3．3．2．10 案卷封皮及其填写。采用国家标准的封面，视不同门类（载体），使用不同的封面。案卷封面的案卷题名必须用毛笔书写或机械打印，字迹工整。封面各种数码，统一用阿拉伯字填写。
3．3．3 企业的会计、声像、已故人员等其他门类档案应按大类进行单独立卷整理。会计档案一般按报表。帐簿、凭证、工资表分别编号整理、声像档案一般按录音、录像、照片分别整理，录音录像材料可分别按形成时间顺序编号整理，照片可按“年度--问题”或“问题--年度”分类立卷整理；已故人员档案按干部、工人分别编号整理。
4 企业档案的整理
4．1 企业各个部门和党、政、工、团组织在工作、生产、经营活动中形成的各种门类和载体的档案，是一个整体，作一个全宗保存，但发生下列变化时，要作适当调整。4．1．1 一个企业划分为两个以上企业的，分出的企业应成立新的全宗。
4．1．2 兼并的企业，名称没有改变，职能不变或扩大、缩小的，全宗不变。但被兼并的企业的档案作单独全宗保管。
4．1．3 国有企业被承包、租赁的仍按原全宗不变，档案（含承包、租赁前后）由承包、租赁的法人代表负责收集、整理、保管，承包、租赁期间形成的档案不得分散或个人擅自保存。
4．1．4 国有企业与外商合资（合作）或租赁给外商的企业，档案由合资（合作）的中方负责，分厂、车间合资（合作）或租赁给外商的，其合资（合作）或租赁前的档案由原企业负责保存。凡与外商合资（合作）的企业，合同期满或终止合同的，其所有档案均由中方负责保存。
4．1．5 企业跨地区、跨行业组成横向联系的经济联合体（或企业集团）应成立新的全宗，与原企业的档案分别保存。联营期满或终止合同，档案的处理双方协商以一方为主保存，不得将档案分散。
4．2 企业档案的分类
4．2．1 制订档案分类方案，根据市档案局制发的企业档案分类大纲的要求，制定本企业档案分类作为档案分类的依据。
4．2．2 案卷的排列、编号。各门类、载体档案的案卷，分别单独排列和编号，箱柜和案卷的排列，从左到右，从上至下分类存放。排列方法每年要统一，前后一致。
5 企业档案的保管
5．1 企业档案部门应设有专门库房，库房布局要合理、协调，存放档案要有示意图。5．2 档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防有害气体等“八防”设施，注意温湿度控制，保证档案的安全。
5．3 企业档案要有统一规范的箱柜或密集架存放，统一用双门五层档案柜，每层规格400 x 800 x 300mm。密集架规格按国家规定。
5．4 企业档案部门应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取措施，保护档案的安全。
5．5 声像文件材料（照片、录音、录像、缩微、计算机磁带），要用特制的密封盒、胶片页夹和影集的载具存放。
6 企业档案的鉴定
6．1 企业档案部门要根据国家档案管理部门和专业主管机关的规定，制定档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，判定档案的存毁。6．2 档案的鉴定工作，由企业分管领导和有关部门组成的鉴定小组共同进行。
6．3 凡经鉴定，失去保存价值的档案，应由鉴定小组提出报告造具清册，经企业主管领导批准，报上级主管部门备案，由档案部门会同保密委员会（小组）指定二人监销，并在销毁清册签字。
7 企业档案的统计
7．1 企业档案部门应建立档案的统计工作，如档案工作人员基本情况，档案接收、移出、鉴定、销毁、编研、检索利用以及库房设施的台帐等。7．2 及时向上报送本企业档案工作情况统计。
8 企业档案的利用
8．1 企业档案部门要认真做好档案的收集，为开发档案信息资源，提供利用。8．2 企业档案部门应围绕企业生产经营的需要，编制各种检索工具和参考资料，开发档案信息资源，提供信息服务，为企业获取经济效益和社会效益。
8．3 企业档案部门要根据档案著录规则（国家标准BG3792．5－85）①，对本企业档案进行文件级著录检索。
8．4 凡利用档案、资料都应办理利用手续，并填写《档案利用效果登记表》，及时收集反馈信息。
9 企业档案的现代化管理
9．1 企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划。9．2 企业档案部门要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机等现代化管理手段。
10 企业档案的移交
10．1 凡移交档案，必须有上级的规定，经企业分管负责人批准，移交档案，必须办理移交手续。移交清册一式两份，一份送交接收单位，一份自查。10．2 企业破产或撤销后，除设备、基建档案等随同实物移交外，其余档案按上级规定办理移交。
10．3 企业档案工作人员调动工作，必须办理档案交接手续，才能调离。
11 企业档案管理制度
11．1 建立企业档案管理办法，作为企业档案业务建设的依据。11．2 档案保管制度：包括档案的安全保护、库房管理制度。
11．3 档案保密制度：包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
11．4 档案利用制度：包括利用范围、方式、要求、批准手续、效果登记和档案利用后的检查。
11．5 档案人员岗位责任制：包括人员职责、权限、任务和奖惩要求。
11．6 图纸修改、补充制度：包括修改内容、要求、批准手续。
12 此规范适用于国有企业，也适用于集体企业，三资企业也可参照执行。
13 本规范自颁发之日起执行。
