深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件的决定
（深档规〔2010〕1号）

各有关单位：
　　根据深圳市人民政府办公厅《关于清理2002-2006年市政府部门规范性文件的通知》的要求，我局对2002年1月1日至2006年12月31日期间制定并以我局名义或者由我局牵头会同其他部门联合发布的规范性文件进行了全面清理。现决定重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件。本次重新发布的规范性文件自重新发布之日起有效期为5年，到期自动失效。我局2002年-2006年期间制定发布的规范性文件（不含本部门行政许可实施办法）本次未重新发布的，今后不再执行。


　　1.关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知
　　2.关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知
　　3.关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知
　　4.关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》的通知

　　为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》。现予印发，请遵照执行。

　第一章　总则　

　　第一条　为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。 　　第二条　我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理，适用本办法。
　　企业电子文件的归档及管理，可以参照本办法执行。 　　第三条　本办法下列术语的含义分别为：
　　（一）电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件；
　　（二）归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据；
　　（三）在线式归档：指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程；
　　（四）可卸载式归档：指将应归档的电子文件卸载到脱机载体上，向档案部门移交的过程；
　　（五）元数据：关于数据的数据，是一种信息资源组织和管理工具，它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。

　第二章　组织管理与职责　

　　第四条　市、区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对市、区国家机关、团体、企事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督指导。 　　第五条　各单位应建立电子文件归档管理制度，并指定能胜任工作的专门人员负责电子文件的归档及管理。

　第三章　电子文件归档　

　　第六条　电子文件的归档范围、保管期限和密级划分均参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行。 　　第七条　电子文件基本数据类型及其类别代码分别为：
　　（一）文本文件（Text，代码为T）；
　　（二）图形文件（Graphic，代码为G）；
　　（三）图像文件（Image，代码为I）；
　　（四）视频文件（Video，代码为V）；
　　（五）音频文件（Audio，代码为A）；
　　（六）数据库文件（Database，代码为D）；
　　（七）计算机程序文件（Program，代码为P）；
　　（八）多媒体文件（Multimedia，代码为M）。
　　归档的电子文件应按本办法提供的《归档电子文件存储格式及载体》（参见附录一）选择存储格式和载体，存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。 　　第八条　加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。 　　第九条　归档的电子文件中应包括《电子文件元数据表》（电子版，参见附录二）、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并且要附上《归档电子文件登记表》（参见附录三）。 　　第十条　保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。 　　第十一条　电子文件的归档可采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式。 　　第十二条　电子文件在线式归档应符合以下要求：
　　（一）电子文件形成单位应当设定查询归档电子文件的权限；
　　（二）办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识；
　　（三）归档电子文件的物理地址应由网络管理人员存放在指定的服务器上，并采取备份措施。 　　第十三条　电子文件可卸载式归档应符合以下要求：
　　（一）归档电子文件应下载到本办法规定的载体上；
　　（二）经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；
　　（三）电子文件办理完毕后3个月内应进行归档。

　第四章　归档电子文件的移交　

　　第十四条　市档案移交单位应当于每年第一季度采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给深圳市文件管理中心（以下简称市文件中心）。
　　各区档案移交单位暂将应归档的电子文件按上述要求移交给所在区档案馆。 　　第十五条　归档电子文件的移交内容包括归档电子文件、电子文件元数据表及有关材料。
　　专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软、硬件及相关技术资料送文件中心备案，并填写《专用软、硬件设备登记表》（参见附录四）。今后若采用新型软、硬件设备或系统升级，应当到文件中心办理相关手续，并在规定期限内移交原有软、硬件设备及相关资料。 　　第十六条　归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》（参见附录五）。检验表一式两份，一份由文件中心或档案馆归档保存，一份由电子文件形成单位保存。 　　第十七条　检测人员应检验下列项目：
　　（一）载体外观检验，如载体有无划痕、是否清洁等；
　　（二）病毒检验，如是否有病毒等；
　　（三）真实性检验，如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况一致；
　　（四）完整性检验，如电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损；
　　（五）有效性检验，如电子文件是否具备可理解性和可利用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等；
　　（六）技术方法与相关软件说明资料检验，如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。 　　第十八条　向市文件中心或各区档案馆移交的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管。 　　第十九条　市文件中心保管的电子文件经市档案馆鉴定后，其中具有永久保存价值的由市档案馆接收进馆。

　第五章　归档电子文件的保管　

　　第二十条　归档电子文件的保管应符合下列要求：
　　（一）归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
　　（二）归档载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中；
　　（三）环境温度控制范围是17℃-20℃，湿度控制范围是35%-45%。 　　第二十一条　归档电子文件有效性的保证措施：
　　（一）每满1年对电子文件涉及的形成单位和档案馆的设备更新情况进行一次检查登记；
　　（二）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于40%，如果发现问题应及时采取恢复措施。
　　（三）设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，同时，原载体保留时间不少于3年。
　　（四）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。 　　第二十二条　市档案馆、市文件中心、各区档案馆、各单位档案部门应定期对电子文件的接收、利用和销毁等情况进行统计。

　第六章　归档电子文件的利用与销毁　

　　第二十三条　归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。 　　第二十四条　利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。 　　第二十五条　归档电子文件的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准。 　　第二十六条　非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　第七章　附则　

　　第二十七条　本办法自2003年8月1日起施行。
　　附录一：
　　归档电子文件存储格式及载体
　　（一）归档电子文件存储格式

基本数据类型	格式
数据库	DBF
文本	DOC WPS TXT PDF RTF
声音	MP3 WAV MIDI
图形	DXF
图像	GIF TIFF JPEG BMP XBM
视频	RM AVI MPEG-2 MPEG-4
网页	SGML HTML XML
幻灯片	PPT
课件	DRC
表格	XLS

　　（二）归档电子文件存储载体

载体名称	规格	用途
CD-R	650M	脱机保存
CD-RW	650M	数据交换
DVD-R	4.7G	数据交换
磁盘	软盘、硬盘	数据交换

　　附录二：电子文件元数据表

编号	元素类型	元数据元素	说明	元数 据值
1	标识符	分类号*	档案分类中的类目代号
2		全宗号*	分配给每个全宗的编号
3		文件号*	分配给每份文件的唯一识别编号
4	背景信息	文件形成单位*	形成文件的单位
5		文件责任者*	对文件形成承担责任的人
6		文件形成时间*	文件产生、签署和批准的时间
7		接收单位	接收文件的单位
8		接收人	对文件接收承担责任的人
9		接收时间	接收单位收到文件的时间
10		关联	对相关文件的参照
11		覆盖范围	文件内容体现的相关法律、时间性和/或地域性等特征
12		语种	记录文件内容所用的语言种类
13		使用日志	对文件使用情况的记录
14		文件标题*	表明文件的主题内容和性质
15		主题词*	描述文件主题的规范化词组
16		内容描述	内容摘要或文本描述
17		密级*	文件机密程度等级
18		用户权限	用户利用文件的限制或规定
19		保管期限	在采取处置行为前，文件必须保存的时间期限
20		处置授权机构	具有文件处置授权权利的机构
21		处置责任者	事实处置行为的责任人
22		处置行为	保管期限期满时对文件采取的处置行动
23		处置时间	对文件采取处置行为的时间
24		保存日志	文件长期保存中对所有操作日期及行为的记录和描述
25	结构信息	载体*	文件存储的物理性载体
26		载体规格*	关于载体的技术参数
27		数据类型*	关于文件数据的类别信息
28		数据格式*	构成文件的数据的逻辑格式
29		存储位置	文件存储的物理/逻辑位置
30		应用环境	文件创建时的硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
			文件创建时的软件环境（操作系统、数据库系统、应用软件的型号、版本等）
31		加密方式	如何对文件进行加密的信息

　　注：凡标有*的为必选项，要求认真填写。
　　附录三：
　　归档电子文件登记表
　　第 页

文件编号	题名	形成时间	载体编号	保管期限	备注

　　附录四：
　　专用软、硬件设备登记表
　　登记人：　　　　　　　　　　　　 登记时间：

单位情况	单位名称		联系人		联系电话
	单位地址
设备环境特征	硬件环境（硬件设备名称、型号、制造厂商等）
	软件环境（软件型号、版本等）	操作系统
		数据库系统
		应用软件
电子文件特征	文件数据类型	○文本文件 ○图形文件 ○图像文件 ○数据库 ○声音文件 ○视频文件 ○表格 ○多媒体文件 ○其他
	文件格式（doc、dbf、pdf、txt、jpeg等）
其他相关资料	硬件相关资料（说明书等）
	软件相关资料（使用说明书等）
移交情况 登记	〇完整移交	移交时间
	〇不完整移交	移交时间
		不完整情况登记
备注

　　附录五：
　　归档电子文件移交检验表

检验项目	检查情况
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明资料检验
填表人（签名）	年 月 日
审核人（签名）	移交单位	接收单位
	年 月 日	年 月 日
单位（印章）	年 月 日	年 月 日

*本数据库提供的电子文本正式引用时请与标准文本核对。