惠州市档案局、惠州市民政局关于印发《惠州市村民委员会换届选举档案管理暂行办法》的通知

各县（区）档案局、民政局：
　　我市各村民委员会换届选举工作即将开始，为切实做好“两委”换届选举工作，进一步贯彻落实《广东省村民委员会档案管理暂行办法》（粤档发[2001]47号），加强和规范我市农村的档案工作，使档案工作更好地服务于新农村建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》、《广东省档案条例》，结合我市档案工作特点，特制定《惠州市村民委员会换届选举档案管理暂行办法》印发给你们，请认真抓好落实。


　　第一条　为加强村民委员会（以下简称村委会）选举期间的档案管理，更好地为村委会换届选举工作服务，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》、《广东省档案条例》，结合选举工作特点，制定本办法。
　　第二条　村委会换届选举档案是指村委会前期已经形成并立卷（归档）的档案和本次换届选举各级选举机构承办以及村民直接选举村民委员会过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像等载体形式的历史记录。
　　第三条　村委会选举档案是换届选举活动的真实记录，也是维护村民合法权益、保障选举合法性的重要凭证。加强这部分档案的规范管理，是扩大基层民主，实行村民自治，促进农村社会稳定和经济发展的必要措施。
　　第四条　各级村委会选举机构和有关工作人员，都有收集、 保护选举档案的义务。凡规定归档的文件材料，必须按照规定集中统一管理，任何单位和个人不得擅自处理或据为己有。
　　第五条　村委会选举档案应实行分级管理，由县区民政部门、选举机构负责组织领导，明确有一名成员分管档案工作，档案管理部门负责监督、指导。
　　各县区、乡镇选举机构在选举档案管理上受上级民政部门、选举机构和同级档案管理部门的监督、指导；
　　村由村委会、村民选举委员会负责组织领导，并指定人员负责收集管理选举档案，业务上受乡镇档案机构的监督、指导。
　　第六条　村委会选举档案管理，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，确保选举档案安全与完整。
　　第七条　各镇选举机构应根据选举档案管理需要，安排专项经费，用于选举档案的整理以及必要装具等所需开支。
　　第八条　各级民政部门、选举机构要把选举文件材料的形成、积累、整理和归档纳入各级选举工作程序、工作计划，列入有关人员职责范围，与选举各项工作同时安排，同步进行，确保归档文件材料齐全、准确、系统。
　　第九条　换届选举档案要实行科学管理，做到档案收集齐全、归档整理规范、安全保管，列入村委会换届选举验收和考核的指标之一。历年形成的档案，选举前，镇档案室负责人应对其登记造册并封存，选举后，前村委班子与新任班子进行移交签收。
　　第十条　选举文件材料归档范围：
　　（一） 县区、乡镇、村关于成立换届选举委员会、领导小组的通知，工作的意见、领导讲话等材料；
　　（二）换届选举机构组成人员名单及其决定的事项，会议记录；
　　（三） 选派到乡镇、村换届选举联络员名单、走访考察方案及调查摸底记录；
　　（四） 换届选举工作意见、方案、计划、决定、办法、会议通知、议程、领导讲话、会议记录；
　　（五） 选举工作人员规范，宣传计划、提纲、口号、标语等；
　　（六） 换届选举工作中的报告、请示、批复、统计表、登记表、花名册、重要问题处理及经费预决算报告；
　　（七） 换届选举工作简报、情况通报，各乡镇报送的工作计划、方案，县区、乡镇检查验收换届选举工作的材料；
　　（八） 换届选举主持词、述职报告、民主评议、演讲材料、选举结果、就职誓词、报告单和当选成员名册；
　　（九）参选证、选票、工作证、委托证、任职证书和外出参选村民通知书等文书式样；
　　（十） 换届选举工作调查、处理材料和工作总结；
　　（十一） 当选成员上岗培训材料，包括培训通知、授课人员名单、参训人员名单、培训教材和讲课提纲以及培训合格证书式样；
　　（十二） 新老村委会档案交接凭证、文据；
　　（十三） 换届选举有关的文件、照片、录音带、录像带及其它材料。
　　第十一条　选举文件材料归档要求：
　　（一）凡归档的文字材料，必须使用规范用纸，有利于长期保存，要保证字迹清楚，禁止使用铅笔、圆珠笔书写；声像档案要确保声音、图像清晰。
　　（二）归档文件材料整理应符合规范；
　　（三）电子文件应与打印出的纸质文件一并归档；
　　（四）归档份数，要求纸质归档文件应一式两份，电子文件应复制两套，照片、声像可存一份；
　　（五）归档时应建立移交清册（一式两份），交接双方各持一份。
　　第十二条　归档文件材料整理
　　乡镇以上档案机构归档文件材料按照2000年国家档案局颁布的《归档文件整理规则》整理，以"件"为单位，采用保管期限、时间分类方法整理。村归档文件材料可按“卷”整理。
　　第十三条　归档时间
　　选举工作结束后十日内，应做好选举档案的移交工作。村委会村民选举委员会应向乡镇档案机构报送选举档案登记目录，乡镇以上选举机构应向当地档案管理部门报送选举档案登记目录。
　　第十四条　县区、乡镇选举机构形成的选举档案归机关文书档案，由选举机构分别移交县区民政部门和乡镇机关档案室保存；村选举机构形成的档案，由选举机构移交村档案室保存。
　　办理移交时，应按照本办法第十条、第十一条的要求进行检查验收，并办理交接手续。县区形成的选举材料由县区民政部门档案机构验收，乡镇、村形成的选举材料由乡镇档案机构验收。
　　第十五条　档案卷皮（盒）、目录和档案袋的式样、规格必须执行档案管理部门统一印制的标准。
　　第十六条　选举过程中形成的选票、委托书由村档案室保管，档案保管条件差或选举矛盾突出的村，其档案可交乡镇机关档案室保管，保管期限应到下一届村委会选举为止。
　　第十七条　选举档案鉴定、销毁须按有关规定办理。村选举档案销毁报乡镇主管领导批准。
　　第十八条　因工作需要查阅和借阅选举档案的，必须遵守下列规定：
　　（一）查阅档案应凭有效证件，经档案保存单位领导同意；
　　（二）选票、委托书严禁借出查阅，其查阅必须两人以上，档案管理人员必须在场；
　　（三）严禁涂改、圈划、抽取撤换档案。查阅者不得泄露和擅自公开选举有关内容。
　　第十九条　本办法由市档案局、民政局负责解释。
　　第二十条　本办法自发布之日起实施。

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